Datenschutzerklärung

Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen.

Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften (insbesondere der DSGVO) sowie dieser Datenschutzerklärung.

1. Verantwortlicher

Hessischer Judo-Verband e.V.
Postfach 20 02 38
63469 Maintal
Telefon: +49 (0)69 / 6 77 33 751

E-Mail: hjv(at)hessenjudo.de
Verantwortlich: Sven Deeg, Michael Blumenstein, Stefan Teucher, Olga Bagci

Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

Dersch Digital Services GmbH

Kelsterbacher Straße 23

65479 Raunheim
E-Mail: datenschutz(at)hessenjudo.de

 

2. Hosting & Websitebetrieb

Unsere Website wird bei IONOS SE, Eigendorfer Str. 57, 56410 Montabaur gehostet. Mit IONOS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Das eingesetzte Content-Management-System ist Joomla.

 

3. Datenerfassung auf unserer Website

Erhobene Daten (Server Logfiles):

Beim bloßen Aufruf unserer Website werden automatisch technische Informationen durch den von Ihnen genutzten Browser an unseren Server übermittelt. Hierzu gehören:

• IP-Adresse des Endgeräts
• Datum und die Uhrzeit des Zugriffs
• abgerufene Seite/Datei
• verwendeter Browsertyp und -version, Betriebssystem.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zu dem Zweck, einen reibungslosen Verbindungsaufbau der Website zu gewährleisten, die Systemsicherheit und- stabilität auszuwerten sowie zu administrativen Zwecken. Rechtsgrundlage ist Art. 6 I lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb der Website). Die Speicherdauer der Logfiles richtet sich nach den Vorgaben unseres Hosting Anbieters und beträgt in der Regel 8 Wochen. Danach werden diese automatisch gelöscht oder anonymisiert.

Unsere Website verwendet technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Seite erforderlich sind. Eine darüberhinausgehende Analyse oder Tracking findet nicht statt.

 

4. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 I lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen) und Art. 6 I lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Kommunikation).

Ihre Angaben werden nach abschließender Bearbeitung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

 

5. Mitgliederbereich

Für die digitale Vereins- und Mitgliederverwaltung nutzt der Hessische Judo-Verband die SaaS-Plattform DokuMe (DokuMe GmbH, Am Knick 3, 22113 Oststeinbeck, Deutschland).

Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO).

Erhobene Daten

• Vereinsdaten (Name, Anschrift, Kontaktdaten),
• Mitgliedsdaten (Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Lizenzdaten),
• Nachweise wie Passbilder, Judopässe, Urkunden, Trainer- und Prüfer-Lizenzen.
• Prüfungen und Bescheinigungen

Zugriff: Jeder Mitgliedsverein erhält einen zentralen Zugang, vergeben durch den HJV. Eine selbstständige Registrierung ist nicht möglich.

Rechtsgrundlagen:

Art. 6 I lit. b DSGVO (Erfüllung der Mitgliedschafts- und Lizenzverwaltung),

Art. 6 I lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter und sicherer Verbandsverwaltung).

Speicherdauer: Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Nach Austritt gelten gesetzliche Aufbewahrungspflichten (regelmäßig bis zu 10 Jahre).

 

6. Beantragung und Verlängerung von Trainerlizenzen

Zur Erteilung oder Verlängerung einer Trainerlizenz sind wir nach § 72a SGB VIII verpflichtet, ein erweitertes Führungszeugnis einzusehen.

Übermittlung:

Aktuell ausschließlich per Post an den Lehrbeauftragten.

Bitte senden Sie das Führungszeugnis in Papierform an den Lehrbeauftragten des Verbands.

Ervin Susnik
Lehrwart des Hessischen Judo Verband
Kennedystrasse 32
63477 Maintal

Legen Sie einen frankierten Rückumschlag bei. Nach der Prüfung wird das Dokument umgehend zurückgesandt.

Eine elektronische Übermittlung (z.B. per E-Mail) ist derzeit nicht vorgesehen.

Verarbeitung:

• Einsichtnahme ausschließlich durch den Lehrbeauftragten
• Keine dauerhafte Speicherung des Originals

Dokumentiert wird nur: Datum der Vorlage, Ergebnis der Prüfung („keine relevanten Einträge“). Die Verarbeitung erfolgt auf den Rechtsgrundlagen des Art. 6 I lit. c DSGVO (rechtliche Pflicht, Art. 10 DSGVO i.V.m. § 57 BZRG (Verarbeitung von Strafregisterdaten) sowie § 72a SGB VIII (Kinderschutz).

Löschung/Rückgabe: Post: sofortige Rücksendung nach Einsichtnahme.

 

7. Empfänger von Daten

Ihre Daten werden nur weitergegeben, wenn dies gesetzlich erlaubt ist oder Sie eingewilligt haben. Mögliche Empfänger sind die Geschäftsstelle des HJV, ggf. Deutscher Judo-Bund (DJB) zur Lizenzverwaltung, IT-Dienstleister (z.B. IONOS, DokuMe) im Rahmen der Auftragsverarbeitung.

Eine Weitergabe zur Werbezwecken erfolgt nicht.

 

8. Speicherdauer

Stammdaten & Lizenzdaten: für die Dauer der aktiven Mitgliedschaft/Lizenz, danach entsprechend gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (regelmäßig 10 Jahre).

Führungszeugnis: keine Speicherung – nur Prüfbestätigung.

Kontaktanfragen: bis zur abschließenden Bearbeitung, sofern keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.

 

9. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

Auskunft (Art. 15 DSGVO): Welche Daten verarbeiten wir über Sie?

Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Falsche Daten berichtigen lassen.

Löschung (Art. 17 DSGVO): Daten löschen lassen, wenn keine Pflicht zur Aufbewahrung besteht.

Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).

Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können jederzeit der Verarbeitung widersprechen, wenn wir diese auf Art. 6 I lit. f DSGVO stützen.

Widerruf von Einwilligungen: Fall Sie uns eine Einwilligung gegeben haben (z.B. für Fotoveröffentlichungen), können Sie diese jederzeit widerrufen. Die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig.

Beschwerderecht: Sie können sich jederzeit bei einer Datenaufsichtsbehörde beschweren. Für Hessen zuständig ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI), Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden.

 

10. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten gegen Verlust, Manipulation und unbefugten Zugriff zu schützen (z.B. Zugriffskontrollen, Verschlüsselung, Firewalls).

Wir weisen jedoch darauf hin, dass eine Datenübertragung im Internet (z.B. per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann.

 

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung künftig anzupassen, insbesondere bei Änderungen gesetzlicher Vorgaben oder unserer Datenverarbeitungen. Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.

Stand: September 2025